No cenário atual, onde a transformação digital é imperativa, as empresas estão descobrindo que a tecnologia não só facilita a comunicação, mas também potencializa a colaboração. Em particular, a gestão de contratos tem se beneficiado significativamente desses avanços tecnológicos, promovendo uma melhor integração e a eficiência organizacional.
Comunicação e Colaboração
Ferramentas de colaboração e gestão de trabalho, como Asana e monday.com, são essenciais para facilitar a comunicação aberta e transparente entre os setores. Essas plataformas permitem otimizar a troca de informações e feedbacks, o que é crucial para a sinergia organizacional. A Asana destaca a importância de criar um ambiente colaborativo para aumentar a eficiência e inovação das equipes.
“As ferramentas de colaboração são essenciais para compartilhar informações rapidamente e garantir que as equipes trabalhem juntas de forma eficaz” afirma Ângela Zander, cofundadora da simplesmenteUse.
Metas Compartilhadas e Recursos
A colaboração interdepartamental envolve a definição de objetivos comuns e o compartilhamento de recursos. Quando departamentos alinham seus esforços em prol dos objetivos estratégicos da organização, a execução de projetos e iniciativas torna-se mais eficiente. Isso é especialmente evidente na gestão de contratos, onde a sinergia entre os departamentos jurídico, financeiro e operacional é fundamental.
De acordo com o FourWeekMBA, o compartilhamento de recursos, como tecnologia e pessoal, impulsiona a execução eficiente de projetos, contribuindo para o sucesso organizacional.
Resolução de Problemas
A colaboração entre departamentos, conforme destacam o FourWeekMBA e a Asana, promove uma abordagem centrada na resolução de problemas, onde equipes interdisciplinares trazem diversas perspectivas e conhecimentos. Isso resulta em soluções mais eficazes e criativas para os desafios enfrentados pela organização.
“Com a ajuda da tecnologia, gestores conseguem atender a inúmeras frentes de maneira organizada e, ainda, favorecer a comunicação entre os departamentos. Essa integração tornou-se especialmente importante após a pandemia, com o aumento do número de colaboradores em sistema de home office. Ao integrar equipes de diferentes áreas, podemos abordar os problemas de forma mais holística, garantindo que todas as nuances sejam consideradas e que as soluções sejam robustas e abrangentes,” comenta Antônio Gaspar, diretor da simplesmenteUse.
Gestão de Trabalho e Projetos
Plataformas de gestão de trabalho como a monday.com permitem a visualização do progresso de tarefas e projetos, facilitando o planejamento e a colaboração entre departamentos. Sistemas de gestão de contratos com soluções integradas para automação de fluxos de trabalho, permitem o acompanhamento de todo o ciclo de vida dos contratos integrando os diversos departamentos envolvidos. Ferramentas deste tipo ajudam a identificar gargalos, melhorando a produtividade. O uso dessas plataformas na gestão de contratos tem permitido às empresas monitorar melhor os prazos, revisões e aprovações, como é ressaltado pela Forrester.
Exemplos de Sucesso
Ferramentas como Slack, Teams, WorkDocs e Zoom facilitam a comunicação e a colaboração entre equipes, mesmo em ambientes remotos. A Amazon por exemplo, ao adotar uma plataforma online, conseguiu aumentar consideravelmente a colaboração e o engajamento de seus funcionários. A empresa utiliza várias plataformas online para manter a conexão e o engajamento no trabalho, incluindo o Amazon Chime para videoconferências e o Amazon WorkDocs para compartilhamento de arquivos (Fonte: unicodesoftware.com.br).
Outro case de sucesso: ao gerenciar o trabalho na Asana, a Autodesk diminuiu em 75% o número de e-mails na coordenação do trabalho. Além disso, a eficiência do time aumentou 50% por conta da centralização do acompanhamento das informações, planejamentos e prazos, que é feito em um único lugar. A colaboração também melhorou, porque a equipe usa a Asana para registrar pautas e notas de reuniões e atribuir itens de ação em tempo real aos colegas.
A adoção de ferramentas de colaboração, gestão de trabalho e automação na gestão de contratos não só facilita a comunicação e a resolução de problemas, mas também melhora a eficiência operacional e a conformidade regulatória.
Como destaca Ângela Zander, cofundadora da simplesmenteUse, “Escolher a ferramenta certa para a gestão de contratos pode transformar a maneira como os departamentos colaboram, resultando em maior eficiência e sucesso organizacional. Com a contínua evolução tecnológica, é esperado que outras inovações continuem a surgir, proporcionando ainda mais oportunidades para melhorar essa sinergia. Empresas que adotarem essas tecnologias estarão mais bem preparadas para enfrentar os desafios do mercado e garantir uma operação mais integrada e eficiente”.
