São Paulo, SP 3/2/2021 – As empresas precisaram reimaginar seu conceito de escritório e precisaram se reinventar para dar aos seus funcionários um ambiente de trabalho seguro.
A pandemia forçou a mudança na forma como as pessoas trabalhavam, as empresas precisaram reimaginar o conceito de escritório e se reinventar, usando a tecnologia como maior aliada. Para não prejudicar a produtividade da equipe, foi necessário pensar em novos modelos de escritório.
A pandemia do Coronavírus forçou a aplicação de novas formas de trabalho. Antes dela, o senso comum era que os escritórios eram essenciais para a produtividade. As empresas precisaram reimaginar seu conceito de escritório e precisaram se reinventar para dar aos seus funcionários um ambiente de trabalho seguro, agradável e sem prejudicar a produtividade da equipe.
Muitas pessoas ficaram surpresas com a rapidez e eficácia com que tecnologias para videoconferência e outras formas de colaboração digital foram adotadas. Para muitos, os resultados foram melhores do que se imaginava.
De acordo com uma pesquisa da McKinsey, 80% das pessoas questionadas relataram que gostam de trabalhar em casa, 41% dizem que são mais produtivos do que antes e 28% que são tão produtivos quanto antes.
Muitos funcionários, liberados de longos deslocamentos e viagens, encontraram maneiras mais produtivas de passar esse tempo, aproveitam de maior flexibilidade para equilibrar sua vida pessoal e profissional e decidiram que preferem trabalhar em casa em vez do escritório.
Muitas organizações acreditam que podem adotar processos inovadores para aumentar a produtividade, criar uma cultura ainda mais forte e reduzir significativamente os custos imobiliários.
Em entrevista ao BBC News Mundo, Mott, sócio-fundador da Oxford Capital, afirmou que discutiu com sua equipe sobre o futuro dos espaços de trabalho. Para ele, “o escritório não é mais o lugar onde se espera que passemos turnos fixos com horários de reuniões rígidas. A maioria de nós que trabalhava em um escritório pode trabalhar em casa, em um café, na casa de um amigo ou em um coworking. Temos uma oportunidade incrível de redefinir a forma como trabalhamos e reescrever as regras”.
No processo de reinvenção da forma de trabalho, alguns modelos de escritórios surgiram pelo mundo. De acordo com uma pesquisa realizada por Mott, os cinco novos modelos mais comuns são:
O escritório integralmente remoto
O modelo de escritório que mais vem crescendo é o totalmente remoto. As plataformas de videochamadas não são perfeitas, mas ajudaram na libertação do escritório. O home office é uma possibilidade que é adequável para muitos negócios, mas exige muito trabalho e tecnologia para funcionar bem. Ferramentas de comunicação empresarial, como o Slack, o Teams e o Meet são boas opções para que as pessoas possam continuar interagindo, pois o principal desafio desse modelo é a falta de contato com a equipe.
Por outro lado, a vantagem é a possibilidade de novas contratações de pessoas de lugares distantes do endereço físico da empresa, dando oportunidade para expandir talentos.
O modelo híbrido: o home flex
Quando a pandemia chegou e forçou as empresas a se tornarem remotas, muitos profissionais tiveram um grande desafio, que era entender como trabalhar remotamente, pois não tinham experiência de como fazer isso de forma produtiva. Por este motivo escolheram esse modelo permitindo que o funcionário trabalhe um ou dois dias por semana no escritório, e o restante à distância.
Modelo remoto ‘plus’: uma alternativa ao aluguel comercial convencional
Este modelo permite que as pessoas trabalhem remotamente, mas conseguem passar uma vez por mês trabalhando com sua equipe. O modelo consiste em: uma semana trabalhando no escritório, seguida de três semanas trabalhando remotamente. Não é o modelo mais seguido, porém funcionários de algumas grandes empresas sugeriram aplicá-lo e a proposta foi difundida com sucesso.
Modelo compartilhado: uma alternativa ao aluguel comercial
Este modelo é uma variante do modelo híbrido, mas com opções locais, para colegas de trabalho que moram em uma área próxima. Assim eles podem socializar com frequência nesses espaços.
Escritórios compartilhados são a melhor opção para quem optar por esse modelo, com a disponibilidade de salas comerciais do coworking, espaços de convivência e descompressão. Instalado nas melhores localizações, sem pagar a mais por isso. Há espaços de trabalho onde é possível realizar networking e ter foco ao mesmo tempo. Com toda a infraestrutura de uma grande corporação, mas com a liberdade do freelancer.
Tempo de qualidade
Neste modelo, é priorizada a qualidade da produção, sem fiscalizar o horário de trabalho. O que importa é o resultado do trabalho, e não o local onde o profissional está realizando suas tarefas. O funcionário tem a possibilidade de adaptar seu trabalho a outros compromissos.
Neste modelo, o ideal é optar por um escritório virtual. Onde são oferecidos serviços necessários para gerir a empresa de qualquer lugar. Com atendimento telefônico personalizado com recepcionistas bilíngues, aluguel de salas de reunião para receber clientes e fornecedores, gestão de correspondência para emissão e recebimento de documentos. Além de uma equipe sempre disposta a atender os chamados.
As organizações também devem usar esse momento para romper com a estagnação do passado, dispensando velhos hábitos e sistemas que já podem ser vistos como ultrapassados. Um retorno bem planejado aos escritórios pode usar esse momento para reinventar seu papel e criar uma experiência melhor para o talento, melhorar a colaboração e a produtividade e reduzir custos. Esse tipo de mudança exigirá um pensamento transformacional baseado em dados. O objetivo desta reinvenção será o que as boas empresas sempre desejaram: um ambiente seguro onde seus funcionários possam desfrutar de seu trabalho, colaborar com seus colegas e atingir os objetivos de suas organizações.
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